Российская транспортная отрасль проходит одну из самых масштабных трансформаций за последние десятилетия. Меняются не только формы документов, но и принципы взаимодействия между грузоотправителями, перевозчиками, экспедиторами и государственными органами.
С 1 сентября 2026 года значительная часть перевозочных документов должна оформляться исключительно в электронном виде. Одновременно формируются государственные реестры участников рынка, усиливаются требования к экспедиторам и повышается ответственность компаний за выбор контрагентов и правильность сведений о перевозке.
Какие изменения уже начали действовать и что необходимо сделать бизнесу в ближайшие месяцы, на семинаре КАДИС рассказала Марина Вакуленко — эксперт в области внешнеэкономической деятельности и международной транспортной логистики с 33-летним практическим опытом.
Материал отражает состояние нормативного регулирования на 19 июня 2026 года. Часть технических процедур и отдельных исключений продолжает уточняться, поэтому перед применением рекомендаций необходимо проверять актуальные редакции документов.
С 1 сентября бумага перестанет быть основным форматом
Главное изменение — переход на обязательный электронный документооборот в сфере грузоперевозок. Новые требования затронут не только транспортные компании, но практически всех участников логистической цепочки:
- грузоотправителей;
- грузополучателей;
- перевозчиков;
- экспедиторов;
- компании, которые привлекают транспорт для доставки собственных товаров.
Даже если организация только получает груз и не заказывает перевозку, она становится участником электронного документооборота: при приемке необходимо будет подтвердить получение груза в электронной транспортной накладной.
При этом речь идет не просто о замене бумажного документа его цифровой копией. Сведения о перевозке будут последовательно формироваться и подписываться ее участниками в режиме реального времени. Вернуться к документу через несколько дней, стереть ошибочную запись или незаметно исправить данные задним числом уже не получится.
«ГосЛог» и ГИС ЭПД: в чем разница
В новой системе используются два понятия, которые важно не смешивать.
«ГосЛог» — национальная цифровая транспортно-логистическая платформа. На ней размещаются государственные реестры и постепенно создаются сервисы для учета участников рынка, прослеживания движения грузов и обмена данными между бизнесом и государственными органами.
В частности, на платформе уже действует реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности, а с 1 марта 2027 года должен начать работу реестр автомобильных грузоперевозчиков.
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Именно через нее будет проходить транспортный электронный документооборот.
Самостоятельно подключаться к ГИС ЭПД компании не должны. Обмен документами осуществляется через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Поэтому одна из первоочередных задач бизнеса — выбрать оператора, проверить наличие необходимого транспортного модуля и оценить возможности интеграции с учетной системой компании.
Экспедитор или перевозчик: почему важно правильно определить свою роль
Первый вопрос, который сегодня должна задать себе компания: кем она является в логистической цепочке?
Перевозчик непосредственно перемещает груз из одной точки в другую на основании договора перевозки.
Экспедитор организует доставку и может объединять целый комплекс услуг: поиск перевозчика, оформление документов, погрузку и разгрузку, хранение, консолидацию партий, страхование и сопровождение груза.
О возможном наличии статуса экспедитора могут свидетельствовать несколько признаков:
- компания заключает договоры транспортной экспедиции;
- получает оплату за организацию перевозки;
- имеет соответствующие виды деятельности;
- привлекает для исполнения заказа перевозчиков, склады и других подрядчиков;
- покупает транспортно-экспедиционную услугу у одного исполнителя и перепродает ее своему клиенту.
Ориентироваться только на название компании или формулировки на сайте недостаточно. Необходимо проверить договоры, финансовую модель и фактические бизнес-процессы.
Если организация только перевозит груз собственным транспортом или выполняет внутреннее перемещение между своими складами, она не становится экспедитором автоматически. Однако при осуществлении коммерческих автомобильных перевозок ей необходимо готовиться к регистрации в реестре перевозчиков с 1 марта 2027 года.
Что уже изменилось для экспедиторов
С 1 марта 2026 года оказывать транспортно-экспедиционные услуги могут только юридические лица и индивидуальные предприниматели, сведения о которых внесены в соответствующий реестр.
Грузовладельцам также важно учитывать это требование. Перед заключением договора необходимо проверить, имеет ли контрагент право работать в качестве экспедитора. После запуска обязательного электронного документооборота участие незарегистрированной компании в цепочке во многих случаях будет блокироваться самой системой.
Включение в реестр — только первый этап. После регистрации у экспедитора возникают дополнительные обязанности, в том числе:
- проверять полученные от клиента сведения о грузе;
- не начинать исполнение договора без необходимых документов и информации;
- хранить данные о договорах, маршрутах, грузах и привлеченных исполнителях;
- обеспечивать хранение и обработку персональных данных на территории России;
- взаимодействовать с органами, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность.
Не позднее 45-го календарного дня после включения в реестр экспедитор должен обратиться в уполномоченный орган ФСБ для начала взаимодействия. Далее совместно определяется, к каким информационным системам требуется доступ и какие программно-технические средства необходимо внедрить.
Единых готовых решений для всех компаний нет: набор систем и оборудования будет зависеть от того, где конкретный экспедитор хранит информацию о клиентах, грузах, маршрутах и документах. При этом отдельные послабления для малого и микробизнеса пока не предусмотрены.
Поэтому экспедиторам уже сейчас важно оценить состояние своей IT-инфраструктуры, информационной безопасности, внутренних регламентов и политики конфиденциальности, а также предусмотреть возможные расходы в бюджете.
Какие документы станут электронными
С 1 сентября 2026 года в электронном виде должны оформляться:
- транспортная накладная;
- заказ-заявка на перевозку;
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка;
- транспортная железнодорожная накладная;
- грузовая накладная при воздушной перевозке.
Эти документы имеют разное назначение.
Поручение экспедитору содержит задание клиента: какой груз, откуда, куда и на каких условиях необходимо доставить.
Экспедиторская расписка подтверждает, что экспедитор принял груз во владение и несет за него ответственность.
Складская расписка оформляется, если груз принят экспедитором на хранение.
Транспортная накладная подтверждает заключение и исполнение договора перевозки. Ее не следует путать с поручением экспедитору: это документы, относящиеся к разным договорам и этапам оказания услуги.
Экспедиторская расписка требуется не во всех моделях работы. Если экспедитор действует как агент, не принимает груз во владение и только организует взаимодействие между грузовладельцем и фактическим перевозчиком, документооборот по перевозке может возникать непосредственно между ними. Однако конкретную договорную конструкцию необходимо внимательно проверить.
Электронная накладная должна оформляться в реальном времени
В оформлении электронной транспортной накладной участвуют грузоотправитель, перевозчик, водитель, грузополучатель, а в отдельных схемах — экспедитор и лицо, фактически выполняющее погрузку.
Каждый участник подписывает документ на своем этапе:
- Грузоотправитель формирует сведения о грузе, маршруте и условиях перевозки.
- Водитель подтверждает прием груза.
- Перевозчик фиксирует начало перевозки.
- По факту завершения перевозки перевозчик подтверждает передачу груза.
- Грузополучатель подтверждает получение груза.
Изменение автомобиля, водителя, адреса доставки или получателя необходимо отражать непосредственно в ходе перевозки.
Это потребует перестройки привычных процессов. Раньше подписанная бумажная накладная могла попасть в бухгалтерию через несколько дней. В новой системе действия склада, водителя, логиста, перевозчика и грузополучателя должны быть синхронизированы.
Поэтому транспортный ЭДО нельзя рассматривать исключительно как задачу бухгалтерии. В проект необходимо вовлечь логистов, сотрудников складов, отделы закупок и продаж, водителей, IT-специалистов и работников, отвечающих за договоры.
Ошибку нельзя просто удалить
После передачи электронного документа в ГИС ЭПД удалить или незаметно отредактировать его не получится.
Если ошибка обнаружена до начала перевозки, формируется исправленная версия. Если условия изменились в пути, создается новый титул или отдельная запись об изменениях. При этом первоначальные сведения и история корректировок сохраняются в системе.
Следовательно, любые привычные неточности — неверный вес, количество мест, данные автомобиля, адрес или сведения о грузе — могут привести не только к организационным сложностям, но и к административным и налоговым последствиям.
До начала обязательного ЭДО компаниям стоит проанализировать ошибки, которые регулярно встречаются в бумажных документах, и провести обучение сотрудников по заполнению каждого обязательного поля.
Когда транспортная накладная может не потребоваться
Ключевым основанием для оформления транспортной накладной является наличие договора перевозки.
Как правило, накладная может не потребоваться, если:
- товар доставляется собственным транспортом поставщика без привлечения стороннего перевозчика, а стоимость перевозки отдельно не выделяется;
- покупатель самостоятельно забирает товар собственным транспортом;
- груз перемещается между подразделениями одной организации собственными силами;
- перевозка не связана с предпринимательской деятельностью физического лица;
- выполняется доставка небольшого отправления курьерской службой в рамках специальной модели.
Однако значение имеет не только фактическое движение автомобиля, но и юридическая конструкция отношений. Если сторонний перевозчик привлечен и заключен договор перевозки, транспортная накладная, как правило, необходима — независимо от того, продается товар, передается в аренду или перемещается по иной причине.
Для отдельных перевозок сохраняется возможность использовать бумажные документы. Перечень исключений ограничен и включает специальные режимы и отдельные категории перевозок. Применять исключение только потому, что у водителя временно отсутствует связь, без документального основания рискованно.
Что происходит с международными перевозками
Новые российские правила пока не отменяют международные перевозочные документы.
При международной автомобильной перевозке продолжает применяться CMR-накладная, при воздушной — документы по правилам международных авиационных перевозок, при железнодорожной — соответствующие международные накладные.
Главный нерешенный вопрос — как внутренний электронный участок маршрута будет объединяться с международным плечом перевозки, портами и терминалами. Единый электронный перевозочный документ для схем с несколькими видами транспорта еще развивается.
Поэтому компаниям, работающим с импортом и экспортом, необходимо отдельно анализировать российский и международный участки маршрута и не отказываться от действующих международных документов.
Основные риски для бизнеса
Ошибки в транспортном документообороте могут привести не только к штрафам.
Если компания привлекла экспедитора, который не был включен в реестр, или перевозка оформлена ненадлежащим образом, возникают риски:
- отказа в признании транспортных и экспедиционных расходов;
- возникновения споров по вычету НДС;
- сложностей при подтверждении факта и условий перевозки;
- невозможности взыскать убытки с недобросовестного исполнителя;
- претензий из-за недостоверных сведений о грузе;
- нарушения сроков поставки и договорных обязательств.
Электронная накладная становится не просто транспортным, но и важным первичным документом, подтверждающим реальность операции.
Несмотря на хранение документов в ГИС ЭПД и у операторов, спикер рекомендует организовать собственный электронный архив: скачивать документы вместе с подписями и хранить полную историю документооборота. Полностью полагаться только на внешнюю информационную систему не стоит.
Для участников внешнеэкономической деятельности особенно важно учитывать, что с 1 сентября начинают действовать новые правила ввоза товаров из ЕАЭС. Новый порядок ввоза товаров из ЕАЭС предусматривает использование системы СПОТ (Системы подтверждения ожидания товаров) при оформлении отдельных поставок.
Поэтому компаниям, осуществляющим импорт, необходимо заранее изучить требования к работе в системе СПОТ ЕАЭС и подготовить внутренние процессы к новым требованиям.
Что необходимо сделать до 1 сентября
Подготовку целесообразно разделить на несколько этапов.
- Определить роль компании.
Проверить, является ли организация грузовладельцем, экспедитором, перевозчиком или совмещает несколько ролей.
- Провести аудит договоров.
Разграничить договоры перевозки, транспортной экспедиции, поставки, хранения и оказания дополнительных услуг.
- Проверить контрагентов.
Убедиться, что экспедиторы включены в реестр, а в дальнейшем контролировать регистрацию перевозчиков.
- Выбрать оператора ИС ЭПД.
Проверить транспортный функционал, качество технической поддержки, возможность роуминга и интеграции с учетной системой.
- Подготовить электронные подписи.
Определить сотрудников, которые будут подписывать документы, оформить КЭП и машиночитаемые доверенности.
- Перестроить внутренние процессы.
Распределить ответственность между складом, логистами, бухгалтерией, водителями и IT-службой. Установить порядок действий при ошибках и технических сбоях.
- Запустить пилотные перевозки.
Протестировать электронный документооборот на одном маршруте или с одним контрагентом, а затем постепенно масштабировать систему.
Главный вывод
Ждать сентября и рассчитывать, что новые процессы получится запустить за несколько дней, опасно. Подключение оператора — лишь небольшая часть работы. Компаниям предстоит проверить договорную модель, обучить сотрудников, синхронизироваться с контрагентами и встроить электронные документы в реальные логистические процессы.
Новые требования не повод для паники. Но они требуют системной подготовки уже сейчас.
